Datenschutzhinweise zur Gesprächsauswertung

Stand: [MONAT JAHR]

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn ein Meeting mit Hilfe von KILES Core intern ausgewertet werden soll.

Diese Hinweise gelten für Meetings, bei denen [KUNDENNAME / UNTERNEHMEN] KILES Core zur Gesprächsnachbereitung, Schulung, Gesprächsreflexion, Coaching und Verbesserung der Gesprächs- und Beratungsqualität einsetzt.

Diese Hinweise betreffen ausschließlich KILES Core. Eine zusätzliche Nutzung zur Verbesserung von KILES selbst ist hiervon nicht umfasst.

1. Kurz erklärt

Wir möchten bestimmte Gespräche intern nachbereiten und zur Verbesserung unserer Gesprächs- und Beratungsqualität nutzen.

Dafür kann ein Meeting in Google Meet aufgezeichnet und/oder transkribiert werden. Auf Basis des Google-Meet-Transkripts kann anschließend eine KI-gestützte, strukturierte Gesprächsauswertung erstellt werden.

Die Auswertung erfolgt nur, wenn die hierfür erforderlichen Freigaben vorliegen.

KILES selbst verarbeitet keine Audio- oder Videodaten. KILES analysiert keine Audiospur und kein Video. Grundlage der Auswertung ist das Google-Meet-Transkript, sofern dieses nach den erforderlichen Freigaben bereitgestellt wird.

Wenn die erforderlichen Freigaben nicht vorliegen, erfolgt für dieses Meeting keine KILES-Core-Auswertung.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem konkreten Meeting ist:

[KUNDENNAME / VOLLSTÄNDIGE FIRMIERUNG] [ANSCHRIFT] [LAND] E-Mail: [KONTAKT-E-MAIL] Telefon: [TELEFON, FALLS GEWÜNSCHT]

nachfolgend „wir“, „uns“ oder „Verantwortlicher“.

Wir entscheiden, ob und zu welchen Zwecken KILES Core für unsere Meetings eingesetzt wird. Wir sind auch für die rechtliche Zulässigkeit des Einsatzes, die Information der betroffenen Personen, die Auswahl geeigneter Meetings und die Einhaltung interner Vorgaben verantwortlich.

3. Datenschutzkontakt / Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen unseren Datenschutzkontakt unter:

[DATENSCHUTZKONTAKT / E-MAIL]

Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt ist:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

[NAME ODER BEZEICHNUNG DES DSB] [E-MAIL DES DSB] [ANSCHRIFT, FALLS ERFORDERLICH]

Falls kein Datenschutzbeauftragter benannt ist:

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, sofern wir hierzu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Datenschutzanfragen können Sie an den oben genannten Datenschutzkontakt richten.

4. Eingesetzter technischer Dienstleister: KILES

Für die technische Gesprächsauswertung setzen wir KILES Core ein.

Anbieter von KILES ist:

Julius Hahn – KILES App c/o MDC#kiles Welserstraße 3 87463 Dietmannsried Deutschland E-Mail: info@kiles.app

KILES verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen von KILES Core grundsätzlich als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag.

KILES stellt die technische Softwareumgebung bereit, unterstützt den Consent- und Host-Freigabeprozess, verarbeitet freigegebene Google-Meet-Transkripte und erstellt daraus eine strukturierte, KI-gestützte Gesprächsauswertung.

5. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient insbesondere folgenden Zwecken:

interne Gesprächsnachbereitung,
Verbesserung der Gesprächs- und Beratungsqualität,
Schulung und Coaching unserer Gesprächspartner,
Reflexion von Gesprächsstruktur, Fragetechnik und Bedarfsermittlung,
Verbesserung zukünftiger Kundengespräche,
Vorbereitung von Folgegesprächen,
Erkennen wiederkehrender qualitativer Verbesserungsthemen,
Dokumentation, ob die erforderlichen Freigaben für eine Auswertung vorlagen,
technische Sicherung, Protokollierung, Fehleranalyse und Löschung.

Die Auswertung soll helfen, Gespräche besser zu führen und unsere Beratung weiterzuentwickeln.

KILES Core ist nicht dafür bestimmt, Personen heimlich zu überwachen, arbeitsrechtliche Entscheidungen automatisiert vorzubereiten oder Menschen durch eine KI automatisch bewerten zu lassen.

6. Was passiert bei einer Freigabe?

Wenn Sie über einen Link in der E-Mail zustimmen, wird Ihre Freigabe für das konkrete Meeting dokumentiert.

Danach kann das Meeting, sofern auch alle weiteren erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind, für die KILES-Core-Auswertung freigegeben werden.

Dazu gehört insbesondere:

Die erforderlichen Teilnehmerfreigaben müssen vorliegen.
Der Host des Meetings muss vor Beginn der Aufnahme und Transkription final bestätigen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind.
Aufnahme und/oder Transkription dürfen erst nach der erforderlichen Freigabe gestartet werden.
Es dürfen keine nicht freigegebenen Personen an einem Meeting teilnehmen, wenn das Meeting mit KILES Core ausgewertet werden soll.
Die notwendigen Google-Meet-Einstellungen müssen eingehalten werden.

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind und ein Google-Meet-Transkript bereitgestellt wird, kann das Transkript für die KILES-Core-Auswertung verwendet werden.

7. Was passiert, wenn Sie nicht zustimmen?

Wenn Sie nicht zustimmen, erfolgt für dieses Meeting keine KILES-Core-Auswertung auf Grundlage Ihrer Freigabe.

Das Meeting kann gegebenenfalls ohne KILES-Auswertung stattfinden. Ob und wie das Meeting ohne KILES-Auswertung durchgeführt wird, entscheiden wir im jeweiligen Einzelfall.

Wenn nicht alle erforderlichen Freigaben für ein Meeting vorliegen, darf das Meeting nicht mit KILES Core analysiert werden.

8. Welche Daten können verarbeitet werden?

Im Zusammenhang mit KILES Core können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

8.1 Meeting- und Kalenderdaten

Meetingtitel,
Datum und Uhrzeit des Meetings,
Google-Meet-Code,
Organisator beziehungsweise Host,
eingeladene Teilnehmer,
Teilnehmer-E-Mail-Adressen,
Teilnehmer-Anzeigenamen,
technische Kalender- und Meetinginformationen,
Meetingstatus und Zuordnung zum zuständigen Nutzer.

8.2 Freigabe- und Nachweisdaten

Versandstatus der Freigabe-E-Mail,
Zustimmungs- oder Ablehnungsstatus,
Zeitpunkt der Zustimmung oder Ablehnung,
technischer Freigabe-Token beziehungsweise Token-Nachweis,
IP-Adresse und User-Agent, soweit technisch erfasst,
Host-Freigaben,
Host-Bestätigungen,
Gate- und Freigabeentscheidungen,
Gründe für Blockierung, Abbruch oder Nichtdurchführung einer Analyse.

8.3 Transkript- und Analyseinhalte

Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind und ein Google-Meet-Transkript bereitgestellt wird, können insbesondere verarbeitet werden:

Google-Meet-Transkriptinhalte,
technisch bereinigter Transkripttext,
Aussagen, Gesprächsinhalte, Namen, Zitate und sonstige personenbezogene Daten, soweit sie im Gespräch oder Transkript enthalten sind,
KI-gestützte Gesprächszusammenfassungen,
strukturierte Analyseergebnisse,
Coaching-Hinweise,
Verbesserungsvorschläge,
qualitative Hinweise zu Gesprächsstruktur, Bedarfsermittlung, Fragetechnik, Einwandbehandlung und Abschlussqualität.

Ein technisch bereinigtes Transkript bedeutet nicht, dass der Text anonymisiert oder pseudonymisiert ist. Namen, Aussagen, Kundendaten oder sonstige personenbezogene Inhalte können weiterhin enthalten sein, wenn sie im Gespräch genannt wurden.

9. Wird künstliche Intelligenz eingesetzt?

Ja. Auf Basis des freigegebenen Google-Meet-Transkripts kann eine KI-gestützte, strukturierte Gesprächsauswertung erstellt werden.

Dafür kann der bereinigte Transkripttext an die OpenAI API übermittelt werden, um die KILES-Core-Analyse zu erstellen. Die Analyse kann insbesondere Zusammenfassungen, Gesprächshinweise, qualitative Einschätzungen, Coaching-Hinweise und Verbesserungsvorschläge enthalten.

Die KI-Auswertung ist ein Hilfsmittel zur Gesprächsreflexion und Qualitätsentwicklung. Sie ersetzt keine menschliche Entscheidung und darf nicht isoliert als automatische Bewertung einer Person verwendet werden.

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die konkrete Rechtsgrundlage hängt vom jeweiligen Meetingkontext und von den betroffenen Personen ab.

Für externe Gesprächsteilnehmer kann die Verarbeitung insbesondere auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruhen, wenn Sie über den Freigabelink ausdrücklich zustimmen.

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung oder Vorbereitung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, kann zusätzlich oder alternativ Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO relevant sein.

Soweit wir ein berechtigtes Interesse an Gesprächsnachbereitung, Qualitätssicherung, Schulung und Verbesserung unserer Beratung haben, kann zusätzlich oder alternativ Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO relevant sein. In diesem Fall berücksichtigen wir Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten.

Bei Beschäftigten oder internen Teilnehmern können zusätzlich besondere Vorgaben des Beschäftigtendatenschutzes, arbeitsrechtliche Vorgaben, Betriebsvereinbarungen oder Mitbestimmungsrechte relevant sein. Diese prüfen wir vor dem Einsatz von KILES Core im jeweiligen internen Kontext.

[HIER KUNDENSPEZIFISCH FINAL FESTLEGEN: Welche Rechtsgrundlage nutzt der Kunde konkret für externe Teilnehmer, interne Mitarbeiter und Hosts?]

11. Widerruf Ihrer Freigabe

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist.

Wenn Sie Ihre Freigabe widerrufen, bevor das Meeting ausgewertet wurde, wird das Meeting nicht für die KILES-Core-Gesprächsauswertung verwendet, soweit die Anfrage rechtzeitig zugeordnet und technisch umgesetzt werden kann.

Wenn die Auswertung bereits erstellt wurde, prüfen wir, ob und in welchem Umfang die weitere Nutzung der Analyse zu stoppen ist und ob Analyseinhalte gelöscht, gesperrt oder minimiert werden müssen. Dabei berücksichtigen wir gesetzliche Pflichten, Nachweispflichten, Sicherheitsgründe, Rechtsverteidigungsinteressen und die Rechte anderer betroffener Personen.

Rechtlich erforderliche Nachweise, zum Beispiel über erteilte Freigaben, Ablehnungen, Widerrufe, Host-Freigaben, Gate-Entscheidungen oder Löschvorgänge, können weiterhin gespeichert werden, soweit dies für Nachweis-, Sicherheits-, Rechtsverteidigungs- oder Compliance-Zwecke erforderlich ist.

Den Widerruf können Sie richten an:

[DATENSCHUTZKONTAKT DES KUNDEN]

12. Wer erhält Zugriff auf die Daten?

Zugriff erhalten nur Personen und Stellen, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Dazu können insbesondere gehören:

der zuständige Gesprächspartner beziehungsweise Host,
berechtigte Nutzer unseres Unternehmens,
berechtigte Admins oder Verantwortliche unseres Unternehmens,
Personen, die intern für Schulung, Coaching, Qualitätssicherung oder Gesprächsnachbereitung zuständig sind,
KILES als technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter,
technische Dienstleister, die für Betrieb, E-Mail-Versand, Plattformbetrieb, Google-Integration, KI-Analyse, Sicherheit, Support oder Fehleranalyse erforderlich sind.

KILES-interne Zugriffe erfolgen nur, soweit dies für Betrieb, Support, Fehleranalyse, Sicherheit, Löschung, Aufbewahrung, Rechtsverteidigung oder die Erfüllung vertraglicher beziehungsweise gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

13. Welche technischen Dienstleister können beteiligt sein?

Für KILES Core können insbesondere folgende technische Dienste und Anbieter beteiligt sein:

Google Workspace, Google Meet, Google Calendar und Google Drive,
ein kundenspezifischer, von KILES kontrollierter Google Account zur technischen Kalender- und Drive-Integration,
Base44 / Wix als App-Plattform für App-Betrieb, Datenbank, Backend-Funktionen, Dateiablage und technische Laufzeitumgebung,
OpenAI API zur Erstellung der KI-gestützten Gesprächsauswertung,
Resend beziehungsweise E-Mail-Infrastruktur für transaktionale E-Mails,
ALL-INKL für Domain-, DNS- und E-Mail-Infrastruktur von KILES,
weitere technische Dienstleister, soweit sie für Betrieb, Sicherheit, Support oder Fehleranalyse erforderlich sind.

KILES und die eingesetzten Dienstleister können ihrerseits Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den zwischen uns und KILES vereinbarten Vertrags- und Datenschutzunterlagen.

14. Drittlandübermittlungen

Bei der Verarbeitung können personenbezogene Daten an Anbieter oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder von dort aus zugänglich sein.

Soweit solche Drittlandübermittlungen stattfinden, erfolgen sie nach Maßgabe der anwendbaren Datenschutzvorschriften, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie Angemessenheitsbeschlüssen, Standardvertragsklauseln, zusätzlichen Schutzmaßnahmen oder sonstigen gesetzlich anerkannten Transfermechanismen.

Es besteht keine pauschale Zusage, dass sämtliche technischen Datenflüsse, Supportprozesse oder Anbieterbestandteile ausschließlich innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

15. Wie lange werden Daten gespeichert?

Die Speicherdauer hängt von der Art der Daten und vom jeweiligen Zweck ab.

Für KILES Core gelten grundsätzlich folgende Leitlinien:

Gesprächs- und Analyseinhalte werden grundsätzlich kürzer gespeichert als rechtlich oder technisch erforderliche Nachweise.
Core-Inhalte, zum Beispiel Transkriptkopien und Analyseinhalte, werden grundsätzlich bis zu 24 Monate ab Analyseerstellung gespeichert, soweit keine kürzere Löschung erfolgt und keine berechtigten Aufbewahrungs-, Sicherheits-, Rechtsverteidigungs- oder Legal-Hold-Gründe entgegenstehen.
Core-Nachweise, zum Beispiel Consent-, Host-, Gate-, Analysefreigabe-, Analyseblockierungs-, Audit- und Zugriffsnachweise, können grundsätzlich länger gespeichert werden, soweit dies für Nachweis-, Sicherheits-, Rechtsverteidigungs- oder Compliance-Zwecke erforderlich ist.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden Daten gelöscht, minimiert oder kryptografisch gelöscht, soweit keine gesetzlichen, vertraglichen, sicherheitsbezogenen, nachweisbezogenen oder rechtlichen Gründe entgegenstehen.

Google-Originaldaten in unserer Google-Workspace-Umgebung werden nicht durch KILES gesteuert. Für diese Daten sind wir verantwortlich.

[HIER KUNDENSPEZIFISCH FINAL FESTLEGEN: Gelten die KILES-Standardfristen unverändert? Gibt es kürzere kundeninterne Löschfristen?]

16. Verschlüsselung und Löschung von Transkriptkopien

Neue Transkript-Textkopien werden in KILES grundsätzlich nicht als Klartextdateien gespeichert, sondern serverseitig verschlüsselt abgelegt.

Für die Analyse wird der bereinigte Transkripttext serverseitig verarbeitet. Bei Verschlüsselung und zulässiger Entschlüsselung existiert der Klartext nur temporär im Arbeitsspeicher der jeweiligen Backend-Funktion.

Bei Ablauf der einschlägigen Aufbewahrungsfrist oder im Rahmen eines Löschvorgangs kann die inhaltliche Löschung durch Löschung beziehungsweise Nullung des transkriptbezogenen Entschlüsselungsmaterials erfolgen. Danach ist der verbleibende verschlüsselte Inhalt im aktiven KILES-System nicht mehr als Klartext rekonstruierbar.

17. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

KILES Core ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO als Standardzweck zu verarbeiten.

Da jedoch vollständige Gesprächstranskripte verarbeitet werden können, kann nicht ausgeschlossen werden, dass solche Daten im Einzelfall im Transkript enthalten sind, wenn Meetingteilnehmer entsprechende Inhalte äußern.

Bitte vermeiden Sie daher, im Meeting unnötig besonders sensible Informationen zu nennen, zum Beispiel Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder vergleichbare besonders geschützte Informationen, soweit diese für das Gespräch nicht erforderlich sind.

Wir setzen KILES Core nicht standardmäßig für besonders sensible Gesprächskontexte wie medizinische, therapeutische, HR-, Recruiting-, Personal-, Versicherungs- oder vergleichbare besonders sensible Gespräche ein, sofern dies nicht vorab gesondert rechtlich geprüft und freigegeben wurde.

18. Keine Audio- oder Videoanalyse durch KILES

KILES Core analysiert keine Audio- oder Videodaten.

Die Aufnahme und Transkription erfolgen, soweit aktiviert, in Google Meet beziehungsweise in unserer Google-Workspace-Umgebung. KILES verarbeitet für die Analyse das freigegebene Google-Meet-Transkript, nicht die Audio- oder Videodatei.

19. Keine automatisierte Entscheidung über Personen

KILES Core ist nicht dafür bestimmt, automatische Entscheidungen über Personen zu treffen.

Die Analyse kann strukturierte Hinweise, Zusammenfassungen, qualitative Indikatoren, Coaching-Hinweise oder Verbesserungsvorschläge enthalten. Diese dürfen nicht isoliert, mechanisch oder als alleinige Grundlage für erhebliche Entscheidungen über Personen verwendet werden.

KILES Core ist insbesondere nicht dafür bestimmt, heimliche Überwachung, automatisierte Mitarbeiterbewertung, Recruitingentscheidungen, arbeitsrechtliche Sanktionen oder vergleichbare Personalentscheidungen zu ermöglichen.

20. Ihre Datenschutzrechte

Je nach anwendbarer Rechtsgrundlage und konkretem Verarbeitungskontext können Ihnen insbesondere folgende Rechte zustehen:

Recht auf Auskunft,
Recht auf Berichtigung,
Recht auf Löschung,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
Recht auf Datenübertragbarkeit,
Recht auf Widerspruch,
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft,
Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

[DATENSCHUTZKONTAKT / E-MAIL]

21. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:

[NAME DER ZUSTÄNDIGEN AUFSICHTSBEHÖRDE] [ANSCHRIFT] [WEBSITE] [E-MAIL, FALLS GEWÜNSCHT]

Sie können sich außerdem an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

22. Aktualisierung dieser Hinweise

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich technische, organisatorische, rechtliche oder vertragliche Rahmenbedingungen ändern.

Maßgeblich ist die jeweils zum Zeitpunkt der Freigabe bereitgestellte Fassung, soweit nicht gesetzlich eine erneute oder ergänzende Information erforderlich ist.